¿Le gustaría REALMENTE cambiar su empresa? ¿No sabe por dónde empezar? ¿Eso de la transformación digital aplica en su empresa?

Salva peq

Llevo media vida ayudando a empresas a transformarse, y mi experiencia me dice que la única manera de lograrlo es conseguir, aunque suene ridículo, que las cosas se hagan de otra manera, más eficiente y con mayor calidad, en definitiva que se hagan mejor. Y para ello hay que volver a lo básico y sencillo. Olvídese por ahora de los grandes ERP’s, de cambiar su modelo organizativo o de transformar “digitalmente” su empresa.

Hay que volver a analizar y rediseñar los procesos, es decir cambiar la manera en que las personas hacen sus tareas. Y además conseguir convencerles de que ese cambio es mejor para todos…

En aquellos casos en que al menos este análisis y rediseño del proceso se intentaba, antes de lanzarse a la implantación de los grandes sistemas, la técnica era la siguiente. Se establecían reuniones o talleres de trabajo donde se “levantaba” el proceso actual. Se solicitaban datos para la cuantificación de dicho proceso (tiempos, dedicaciones, FTE’s, etc.) y se identificaban problemáticas diversas en el proceso (cuellos de botella, sobre/infra dimensionamiento, tiempos de proceso excesivos, etc.). Con todo ello se establecían áreas de mejora y se rediseñaba un proceso “mejor”.

Sin embargo en muchas ocasiones la realidad era tozuda. La calidad de los datos para el análisis no era del todo fiable. No había tiempo para tratar excepciones del proceso. Y en general no se podía profundizar en detalle en las causas de las ineficiencias, ni cuantificar objetivamente lo que estaba ocurriendo.

mapa foto1

Y lo peor de todo ello es que finalmente no conseguías convencer a los usuarios del proceso de que los cambios propuestos eran mejor para la empresa. Y las cosas no cambiaban… Y entonces llegaba la implantación y ni se implantaba lo que había antes, ni lo definido como modelo objetivo, sino un híbrido sinsentido que a pesar de los altos costes que dicha implantación acarreaba, tampoco llegaba a solucionar los problemas de fondo de la empresa y acababa frustrando a todo el mundo; a los usuarios que ahora debían hacer lo mismo que antes pero en el nuevo sistema, añorando el anterior; al consultor que veía que no se implantaban grandes mejoras, y al sponsor del proyecto que aunque públicamente no lo reconociera, en su fuero interno sí sabía que no se estaba consiguiendo las mayores eficiencias. Un verdadero fiasco.

En BCSM seguimos utilizando esta técnica de análisis. ¿Y por qué? Porque es necesario entender y conocer el proceso de boca de los usuarios para poder recomendar mejoras en el negocio. Sin ese entendimiento no se consigue. Sin embargo hemos incorporado en nuestro máster nuevas técnicas adicionales para que nuestros alumnos las pongan en práctica. Son las técnicas y herramientas de process mining.

Para ello hemos llegado a un acuerdo de colaboración con la empresa finlandesa QPR Software Plc y su distribuidor en España [PM] Partners para poder usar en nuestros proyectos su novedoso software de process mining y estamos teniendo unos resultados espectaculares.

 

¿Pero en qué consiste el process mining de QPR?

Consiste en añadir al análisis de los procesos inteligencia y objetividad con datos reales de los procesos.

Foto2

Básicamente este software nos permite muy fácilmente, partiendo de la información contenida en los logs de eventos de las empresas (ej: cuándo se recibe un pedido, cuándo se analiza el crédito, cuándo se asigna a una fábrica, cuándo se produce y se distribuye, etc., etc.) no solo analizar y pintar el flujograma del proceso de manera automática, sino además revisar CASO a CASO lo que está sucediendo.

Gracias a QPR somos capaces en el máster de, simulando unos 600 eventos de diferentes pedidos, conocer cuánto es el tiempo medio y mediano de un proceso, como son los flujos del proceso, sus bucles, sus entradas y salidas. Pero no sólo eso, y ahora viene la magia, analizar ese mismo proceso por “n” dimensiones. Podemos hacer drill-down, y ver si un proceso es homogéneo en todas las fábricas, o si depende del tipo de producto que se vaya a suministrar y si cambia, qué pasos exactos sigue. Incluso podemos analizar si las discrepancias o los retrasos de un proceso son por un determinado usuario o qué situaciones específicas son las que hacen que mis pedidos no se lleguen a facturar o cobrar.

 

Foto3

¿Y qué conseguimos con esto?

Pues un conocimiento tan en detalle y tan objetivo de lo que está sucediendo en el proceso que las recomendaciones que damos a nuestro cliente son completamente personalizadas. Por ejemplo, podemos identificar que el problema de entregas erróneas se produce en una fábrica en concreto, cuando hay pedidos de un tipo de producto y cuando el cliente solicita cambios en el pedido después de tres días tras asignarse a una fábrica.

Foto4

 

Este nivel de detalle en las recomendaciones está a años luz de lo que se podría recomendar con las técnicas tradicionales. Y estas recomendaciones no sólo construyen confianza en el consultor, sino que además son la mejor manera de convencer a las personas que tienen que cambiar determinados aspectos del proceso. Son cambios palpables, objetivos y cuantificados.

¿Y qué carga de trabajo adicional suponen estas técnicas en los proyectos?

Pues salvo la obtención de logs de los eventos, que es una tarea que un administrador de base de datos del cliente puede tener el encargo antes de incluso empezar el proyecto, pues muy poco. El software QPR ProcessAnalyzer  trae de serie conectores con los principales ERP’s (SAP, Oracle, Microsoft, etc.) o suites de CRM como Salesforce, lo que facilita enormemente la integración. Y lo mejor es que la interfase para el usuario es Excel y el análisis se realiza en tiempo real, siendo una herramienta imprescindible antes y después de una reunión o taller de trabajo con un cliente. El límite del análisis que queramos hacer es el de la infraestructura que soporte la solución, dado que el software QPR ProcessAnalyzer puede trabajar con cientos de miles de registros y procesarlos para analizar los procesos que los han generado.

Al igual que por fin la revolución del uso del dato contrastado en los procesos de toma de decisiones ha llegado con el big data y el data mining, el process mining ha llegado para cambiar la manera en que las organizaciones analizan y rediseñan sus procesos, utilizando los datos disponibles para conseguir mejoras palpables y rápidas en sus organizaciones y con todo ellos ayudar en el cumplimiento de sus objetivos y en definitiva de su estrategia.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Rellena este campo
Rellena este campo
Por favor, introduce una dirección de correo electrónico válida.
Necesita estar de acuerdo con los términos para continuar

19 − once =

Menú